शीर्ष सीईओ हमारे दैनिक योजनाकार का उपयोग क्यों करते हैं? यह सिर्फ कागज नहीं है - यह एक प्रदर्शन उपकरण है!

मैं जानता हूं कि जब दिन की शुरुआत भरी होती है और भरा रहता है तो कैसा महसूस होता है। मेरा कैलेंडर स्क्रीन पर साफ-सुथरा दिख सकता है, फिर भी मेरा दिमाग अभी भी बंटा हुआ महसूस होता है। एक मीटिंग लंबी चलती है. एक नया संदेश उतरता है. जिस कार्य को मैं ख़त्म करना चाहता था वह फिर से धकेल दिया जाता है। दिन के अंत तक, मैं व्यस्त रह सकता हूँ, लेकिन मैं हमेशा केंद्रित नहीं रहता हूँ। यही वह समस्या है जिसका कई नेताओं को सामना करना पड़ता है। उन्हें अधिक शोर की जरूरत नहीं है. उन्हें यह तय करने के लिए एक स्पष्ट स्थान की आवश्यकता है कि अब क्या मायने रखता है। हमारा दैनिक योजनाकार मुझे ऐसा करने में मदद करता है। दबाव शुरू होने से पहले मैं अपने दिन को व्यवस्थित करने के लिए इसका उपयोग करता हूं। मैं उन तीन कार्यों को लिखता हूँ जो सबसे अधिक महत्वपूर्ण हैं। मैं मीटिंग, कॉल और फॉलो-अप को चिह्नित करता हूं। मैं नोट्स के लिए जगह छोड़ता हूं, इसलिए मैं विवरण अपने दिमाग में नहीं रखता। वह छोटी सी आदत मेरे काम करने के तरीके को बदल देती है। यहां बताया गया है कि मैं इसका उपयोग कैसे करता हूं: - मैं दिन के लिए एक स्पष्ट प्राथमिकता के साथ शुरुआत करता हूं - मैं उन बैठकों को जोड़ता हूं जिन्हें मैं मिस नहीं कर सकता - मैं अपना लैपटॉप बंद करने से पहले उन कार्यों को सूचीबद्ध करता हूं जिन्हें मैं पूरा करना चाहता हूं - मैं अचानक परिवर्तनों के लिए एक छोटी सी जगह रखता हूं - अगले दिन जाने से पहले मैंने जो पूरा किया उसकी समीक्षा करता हूं यह सरल दिनचर्या मुझे तब स्थिर रहने में मदद करती है जब दिन तेजी से आगे बढ़ता है। मुझे यह भी पसंद है कि लेआउट साफ़ रहे। मुझे ऐसा पृष्ठ नहीं चाहिए जिसमें भीड़भाड़ महसूस हो। मुझे सोचने के लिए जगह चाहिए. मैं अपनी योजना को एक नज़र में देखना चाहता हूँ. जब कोई पृष्ठ पढ़ना आसान होता है, तो मैं खोजने में कम ऊर्जा और अभिनय में अधिक ऊर्जा खर्च करता हूँ। कुछ हफ़्ते पहले, मेरा दिन कॉल्स, टीम अपडेट और क्लाइंट समीक्षा से भरा हुआ था। मैंने उस सुबह योजनाकार में सब कुछ लिखा। लंच के दौरान मैंने देखा कि एक काम छूट गया है। मैंने इसे स्थानांतरित किया, क्रम समायोजित किया और चलता रहा। कुछ भी सही नहीं लगा, लेकिन दिन नियंत्रण में महसूस हुआ। यह मेरे लिए उस लंबी सूची से अधिक मायने रखता है जिसका मैं कभी उपयोग नहीं करता। मुझे लगता है कि यही कारण है कि डिजिटल दुनिया में भी एक अच्छा योजनाकार अभी भी काम करता है। स्क्रीन मुझे याद दिला सकती हैं. एक कागज़ का पन्ना मुझे जमींदोज कर सकता है। यह मेरे दिन को आकार देता है। इससे मुझे योजनाओं को कार्यरूप में बदलने में मदद मिलती है। अगर मैं अच्छा नेतृत्व करना चाहता हूं तो मुझे अच्छे इरादों से कहीं ज्यादा की जरूरत है। मुझे एक सरल प्रणाली की आवश्यकता है जिसका मैं वास्तव में उपयोग करूंगा। यह योजनाकार मुझे यही देता है: एक स्पष्ट पृष्ठ, एक शांत शुरुआत, और मेरे दिन पर बेहतर पकड़।

मैं अपने दिन की शुरुआत अनुस्मारक से भरे फोन, आधे-अधूरे नोट्स से भरी एक नोटबुक और एक ऐसे दिमाग के साथ करता था जो मेरे बैठने से पहले ही व्यस्त महसूस करता था। मेरे पास एक ऐप में कार्य कार्य थे, दूसरे में व्यक्तिगत योजनाएँ, और रसीदों, चिपचिपे नोट्स और लिफाफे के पीछे लिखे यादृच्छिक विचार थे। उस तरह की व्यवस्था कुछ समय के लिए ठीक लगती है। फिर दिन ढलने लगता है. मुझे छोटी-छोटी बातें याद आती हैं। मैं यह तय करने में बहुत लंबा समय लगाता हूं कि क्या मायने रखता है। मैं अपना दिन व्यतीत करने के बजाय प्रतिक्रिया करने लगता हूँ। इसीलिए मैं ऐसे योजनाकार को महत्व देता हूं जो मुझे सोचने, लिखने और कार्य करने के लिए एक स्पष्ट स्थान देता है। मैं एक ऐसा पेज चाहता हूं जो मुझे बताए कि मेरी ऊर्जा कहां खर्च होनी चाहिए। मैं एक ऐसा लेआउट चाहता हूं जो मुझे बिना किसी अव्यवस्था के दिन देखने में मदद करे। मैं कुछ इतना सरल चाहता हूँ जिसका उपयोग मैं हर सुबह कर सकूँ, भले ही मैं व्यस्त रहूँ। यह योजनाकार उस प्रकार की लय में फिट बैठता है। दिन का शोर शुरू होने से पहले मैं टोन सेट करने के लिए इसका उपयोग करता हूं। मैं उन तीन चीज़ों को लिखता हूँ जिन पर वास्तव में मुझे ध्यान देने की आवश्यकता है। मैं अपना समय रोकता हूं। मैं कॉल, कामों और छोटे-छोटे कामों के लिए जगह छोड़ता हूं, अगर मैं उन्हें नजरअंदाज कर दूं तो मेरा प्रवाह टूट सकता है। वह छोटी सी दिनचर्या मेरे दिन भर चलने के तरीके को बदल देती है। यहाँ वह है जो मुझे इसके बारे में सबसे अधिक पसंद है: मैं दिन को एक ही स्थान पर देखता हूँ। मुझे स्क्रीन के बीच कूदने या नोट्स खोजने की ज़रूरत नहीं है। जब मैं प्लानर खोलता हूं, तो मुझे पता चलता है कि मैं कहां खड़ा हूं। मैं उस पर केंद्रित रहता हूं जो मायने रखता है। मैं हर कार्य को ऐसे समझना बंद कर देता हूं जैसे उसका भार समान हो। यदि मेरे पास 10 बजे एक ग्राहक बैठक है, समाप्त करने का प्रस्ताव है, और 4 बजे स्कूल पिक है, तो मैं वास्तविक उद्देश्य के साथ अपने दिन की योजना बना सकता हूं। मैं वास्तविक जीवन के लिए जगह छोड़ता हूं। एक अच्छे योजनाकार को ऐसा व्यवहार नहीं करना चाहिए जैसे कि हर दिन उत्तम है। मेरा शेड्यूल बदल जाता है. एक कॉल लंबी चलती है. किसी कार्य में जितना मैंने सोचा था उससे अधिक समय लगता है। एक स्वच्छ योजनाकार मुझे नियंत्रण खोए बिना समायोजित करने में मदद करता है। मैं अपने दिन की समीक्षा अधिक ईमानदारी से करता हूँ। रात में, मैं पीछे मुड़कर देख सकता हूँ कि क्या काम हुआ। मैं पता लगा सकता हूं कि मैंने कहां खुद को ओवरबुक कर लिया है। मैं उन आदतों को भी देख सकता हूं जो मेरी मदद करती रहती हैं। यह प्रत्येक पंक्ति को भरने से अधिक महत्वपूर्ण है। एक सोमवार को, मेरे पास एक क्लाइंट कॉल, एक कंटेंट ड्राफ्ट, एक किराना रन और उसी दिन एक पारिवारिक रात्रिभोज था। मेरी पुरानी आदत रही होगी हर बात को अपने दिमाग में रखने की। वह आमतौर पर तनाव के साथ समाप्त होता है। इस बार, मैंने नाश्ते से एक दिन पहले लिखा। मैंने सुबह कॉल को चिह्नित किया, ड्राफ्ट को एक केंद्रित ब्लॉक दिया, किराने की दुकान देर दोपहर के लिए निर्धारित की, और रात के खाने को अछूता रखा। दिन अभी भी भरा हुआ महसूस हुआ, लेकिन यह प्रबंधनीय लगा। बात तो यही है. इस तरह का एक योजनाकार दिन को छोटा नहीं बनाता है। इससे दिन साफ़ हो जाता है. मुझे यह भी पसंद है कि यह मेरे सोचने के तरीके का समर्थन करता है। कुछ दिनों में मुझे संरचना की आवश्यकता होती है। कुछ दिन मुझे जगह की जरूरत होती है. कुछ दिनों में विचारों के हावी होने से पहले मुझे उन्हें अपने दिमाग से निकालने की जरूरत होती है। एक स्वच्छ योजनाकार इन तीनों में मदद करता है। यह मुझे योजना बनाने के लिए जगह देता है, नोट करने के लिए जगह देता है और रीसेट करने के लिए जगह देता है। यदि आप एक उच्च प्रदर्शन करने वाले व्यक्ति हैं, एक व्यवसाय के मालिक हैं, एक छात्र हैं, या ऐसे व्यक्ति हैं जो एक साथ बहुत कुछ लेकर चलते हैं, तो आप शायद व्यस्त होने की भावना को जानते हैं लेकिन पूरी तरह से नियंत्रण में नहीं हैं। मैं उस अहसास को अच्छी तरह जानता हूं. यही कारण है कि मैं एक योजनाकार का उपयोग करता रहता हूं जो मुझे शोर को धीमा करने और अगले उपयोगी कदम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। मैं इसे खोलता हूं. मैं दिन लिखता हूँ. मैं योजना को साकार करता हूं.

मैं अपने दिन की शुरुआत अपने दिमाग में बहुत सारे टैब खोलकर करता था। एक ग्राहक का कॉल. मेरी टीम की ओर से एक नोट. एक कार्य जिसे मैं कल रात ख़त्म करना चाहता था। एक छोटा सा काम जिसे मैं टालता रहा। दोपहर तक, मैं व्यस्त था, लेकिन हमेशा उपयोगी नहीं था। यही कारण है कि मैं दैनिक योजनाकार को कागज से अधिक महत्वपूर्ण मानता हूं। यह मेरे दिन को एक आकार देता है। इससे मुझे यह देखने में मदद मिलती है कि क्या मायने रखता है, किस चीज़ के लिए इंतज़ार किया जा सकता है और किस चीज़ पर अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता है। मुझे ट्रैक पर बने रहने के लिए उपकरणों के ढेर की आवश्यकता नहीं है। मुझे एक ऐसी जगह चाहिए जहां मेरा काम, मेरे नोट्स और मेरी योजना एक साथ रह सकें। इस तरह का एक योजनाकार मुझे ऐसा करने में मदद करता है। मैं तीन प्रमुख कार्यों से शुरुआत करता हूं। दस नहीं. कोई लंबी इच्छा सूची नहीं. तीन। वह विकल्प मेरे काम करने के तरीके को बदल देता है। जब मैं केवल वे कार्य लिखता हूं जो मेरे दिन को आगे बढ़ा सकते हैं, तो मैं अपना ध्यान केंद्रित करना बंद कर देता हूं। मैं यह देख सकता हूं कि मुझे सबसे पहले किस चीज़ पर ध्यान देने की ज़रूरत है, और मैं छोटी-छोटी चीज़ों के बीच कूदने में कम समय बर्बाद करता हूं। फिर मैं दिन का नक्शा तैयार करता हूं। मैं अपने शेड्यूल को पढ़ने में आसान रखना पसंद करता हूं। कॉल के लिए एक स्पष्ट ब्लॉक. गहन कार्य के लिए एक स्पष्ट अवरोध। त्वरित नोट्स के लिए एक स्थान. अनुवर्ती कार्रवाई के लिए एक स्थान. वह लेआउट मुझे अपने समय के प्रति ईमानदार रहने में मदद करता है। यदि मैं किसी मीटिंग को अपने अगले कार्य के बहुत करीब देखता हूं, तो मैं दिन खराब होने से पहले समायोजित कर सकता हूं। मैं उन विवरणों के लिए नोट्स अनुभाग का भी उपयोग करता हूं जिन्हें मैं खोना नहीं चाहता। एक ग्राहक का कहना है कि वे अगले सप्ताह ऑर्डर कर सकते हैं। एक सहकर्मी को एक फ़ाइल की आवश्यकता है. एक खरीदार एक साधारण अद्यतन के लिए पूछता है। जब मैं गाड़ी चला रहा होता हूं या यात्रा पर होता हूं तो एक कार्य सामने आता है। यदि मैं इसे नहीं लिखता, तो मैं आमतौर पर इसे खो देता हूँ। अगर मैं इसे एक जगह लिख लूं, तो बाद में बिना तनाव के इस पर कार्रवाई कर सकता हूं। मैंने इस कार्य को छोटे-छोटे दैनिक क्षणों में देखा है। मैं जानता हूं कि एक बिक्री प्रतिनिधि अपने डेस्क पर एक योजनाकार रखता है। वह अपनी सुबह की कॉल, अपने ग्राहक दौरे और उन लोगों के नाम लिखता है जिन्हें उसे वापस कॉल करने की आवश्यकता होती है। उन्होंने मुझसे कहा कि वह अब दिन का अंत मिस्ड फॉलो-अप के साथ नहीं करते। उसके पास अभी भी व्यस्त दिन हैं, लेकिन वह अधिक नियंत्रण में महसूस करता है। मैं अपने काम में भी इसी विचार का उपयोग करता हूं। जब मैं अपने दिन की योजना शुरू होने से पहले बनाता हूं, तो मुझे कम हड़बड़ी महसूस होती है। जब मैं दोपहर के भोजन के समय पृष्ठ की समीक्षा करता हूं, तो मैं देख सकता हूं कि अभी भी क्या खुला है। जब मैं रात में प्लानर बंद करता हूं, तो मुझे पता होता है कि मैंने क्या पूरा कर लिया है और कल तक क्या इंतजार करना चाहिए। वह सरल लय मुझे स्थिर रखती है। एक अच्छा योजनाकार मुझे अपना ध्यान सुरक्षित रखने में भी मदद करता है। मैं हर कार्य को ऐसे समझना बंद कर देता हूं जैसे उसका भार समान हो। मैं हर छोटे अनुरोध का तुरंत उत्तर देना बंद कर देता हूं। मैं यह अनुमान लगाना बंद कर देता हूं कि मुझे आगे क्या करना चाहिए। मैं इसे लिखता हूं. मेंने इसे पढ़ा। मैं पेज को फॉलो करता हूं। वह आदत छोटी लग सकती है, लेकिन यह मेरे काम करने के तरीके को बदल देती है। मेरे लिए, यह एक दैनिक योजनाकार का मूल्य है। यह सिर्फ बक्सों और रेखाओं वाला कागज नहीं है। यह एक उपकरण है जो मुझे स्पष्ट रूप से सोचने, उद्देश्य के साथ कार्य करने और मेरे दिन को एक स्थान पर रखने में मदद करता है। यदि आप अपने कार्यों को प्रबंधित करने, अपने नोट्स को पास रखने और कम शोर के साथ दिन गुजारने का एक सरल तरीका चाहते हैं, तो इस प्रकार का योजनाकार उस भूमिका में अच्छी तरह से फिट हो सकता है। मुझे अधिक दबाव की जरूरत नहीं है.' मुझे काम करने का एक बेहतर तरीका चाहिए. एक दैनिक योजनाकार मुझे यही देता है।

मैं सोचता था कि एक नेता को केवल एक पूर्ण कैलेंडर और एक तेज़ फ़ोन की आवश्यकता होती है। मेरी डेस्क एक अलग कहानी बताती है। कीबोर्ड के पास चिपचिपे नोटों का ढेर लग गया। मीटिंग लिंक मेरे इनबॉक्स में थे। फ़ॉलो-अप चैट थ्रेड में रहते थे। छोटे-छोटे कार्य दरारों से फिसल गए और फिर बड़ी समस्याओं के रूप में सामने आए। मैं सुबह की शुरुआत साफ दिमाग के साथ करूंगा और फिर दोपहर तक ट्रैक से भटक जाऊंगा। एक दैनिक योजनाकार ने मेरे लिए इसे बदल दिया। मैं अपने सामने एक पृष्ठ रखता हूं, और शोर शुरू होने से एक दिन पहले इसे छांटने के लिए इसका उपयोग करता हूं। वह सरल आदत मुझे यह देखने में मदद करती है कि क्या मायने रखता है, किस चीज़ के लिए इंतज़ार किया जा सकता है, और किस चीज़ को आज उत्तर की आवश्यकता है। बहुत से नेता इसी कारण से दैनिक योजनाकार पर भरोसा करते हैं। उनके काम में मेहनत की कोई कमी नहीं है. इसमें स्वच्छ संरचना की कमी है। मैं एक ही पैटर्न बार-बार देखता हूं: - बहुत सारी बैठकें - बहुत सारे लोग जवाब मांग रहे हैं - बहुत सारे कार्य जो छोटे दिखते हैं, फिर जरूरी हो जाते हैं - बहुत सारे विचार जिनके पास उतरने के लिए कोई जगह नहीं है एक दैनिक योजनाकार मुझे दिन बिताने के लिए एक जगह देता है। मैं तीन कार्य लिखता हूं जिन्हें आगे बढ़ना चाहिए। मैं बैठकों को केवल समय के अनुसार नहीं, बल्कि अपने इच्छित परिणाम के अनुसार सूचीबद्ध करता हूँ। मैं कॉल, नोट्स और फॉलो-अप के लिए जगह छोड़ता हूं। मैं दिन के दौरान सामने आने वाली चीजों के लिए एक छोटी सी लाइन रखता हूं, क्योंकि वे हमेशा सामने आती हैं। यही वह हिस्सा है जिसे लोग चूक जाते हैं। एक योजनाकार केवल समय के बारे में नहीं है। यह ध्यान के बारे में भी है. जब मैं इसका अच्छी तरह से उपयोग करता हूं, तो मैं एक खचाखच भरे दिन को देख सकता हूं और फिर भी शांत महसूस कर सकता हूं। मुझे केवल स्मृति पर भरोसा करने की आवश्यकता नहीं है। मुझे यह याद रखने के लिए संदेशों को खोजने की ज़रूरत नहीं है कि कौन क्या चाहता है। एक वास्तविक उदाहरण मेरे साथ रहता है. जिस सेल्स मैनेजर के साथ मैं काम करता था, उसे हर दिन की शुरुआत चार अलग-अलग ऐप खोलकर करने की आदत थी। कैलेंडर के लिए एक. नोट्स के लिए एक. कार्यों के लिए एक. संदेशों के लिए एक. उसने मुझे बताया कि वह पूरे दिन व्यस्त महसूस करता है, फिर भी उसने देर से उत्तर भेजा और कुछ छोटे-मोटे वादे भूल गया। उन्होंने एक पेपर दैनिक योजनाकार पर स्विच किया। उन्होंने हर सुबह एक पृष्ठ लिखा: - शीर्ष तीन लक्ष्य - प्रमुख बिंदुओं के साथ बैठकें - लोगों को वापस बुलाना - प्रत्येक ग्राहक के लिए एक फॉलो-अप - शांत काम का एक ब्लॉक एक सप्ताह के बाद, उन्होंने कहा कि उनका दिन कम टूटा हुआ महसूस हुआ। उन्होंने फिर भी कड़ी मेहनत की. फर्क यह था कि वह काम देख सकता था। इसीलिए मैं प्लानर का इस्तेमाल करता रहता हूं. यह मुझे किसी योजना के साथ शुरुआत करने में मदद करता है, किसी प्रतिक्रिया के साथ नहीं। जब दिन तेज़ हो जाता है तो इससे मुझे अपना ध्यान सुरक्षित रखने में मदद मिलती है। इससे मुझे जो मैंने कहा था कि मैं करूंगा उसका स्पष्ट रिकॉर्ड छोड़ने में मदद मिलती है। यदि आप किसी टीम का नेतृत्व करते हैं, व्यवसाय चलाते हैं, या एक साथ कई चलती भागों का प्रबंधन करते हैं, तो यह आदत आपकी भी मदद कर सकती है। मैं अपना उपयोग इस प्रकार करता हूं: - मैं ईमेल से पहले प्लानर खोलता हूं - मैं उन कार्यों को चुनता हूं जो सबसे ज्यादा मायने रखते हैं - मैं गहरे काम के लिए समय रोकता हूं - मैं प्रत्येक मीटिंग के बाद एक नोट लिखता हूं - मैं जाने से पहले पेज की समीक्षा करता हूं मैं लेआउट को सरल रखता हूं। भीड़ भरे पेज की तुलना में एक साफ़ पेज मेरे लिए बेहतर काम करता है। मुझे सजावट की जरूरत नहीं है. मुझे स्पष्टता चाहिए. मेरा अपना दृष्टिकोण सरल है. एक अच्छा दैनिक योजनाकार जादू से दिन को आसान नहीं बनाता। यह मुझे उस दिन को संभालने का एक बेहतर तरीका देता है जो मेरे पास पहले से ही है। इसीलिए कई नेता एक को करीब रखते हैं. यह वास्तविक कार्य के चलने के तरीके से मेल खाता है: तेज़, अव्यवस्थित और छोटे-छोटे निर्णयों से भरा हुआ। यदि आपको लगता है कि आपके दिन बिखरे हुए हैं, तो मैं वहीं से शुरुआत करूंगा। एक पेज. एक योजना. नेतृत्व करने का एक स्पष्ट तरीका.

मेरा दिन बहुत सारे नोट्स और बहुत कम संरचना के साथ शुरू होता था। मैं अपना फ़ोन खोलता, संदेशों की जाँच करता, फिर कार्यों के बीच कूदता। एक कॉल आने में देरी होगी. एक छोटा सा काम मेरे सामने से निकल जाएगा। दोपहर तक मैं व्यस्त था, लेकिन मैं यह नहीं कह सकता था कि मैंने सही काम किया है। यहीं पर एक दैनिक योजनाकार मेरी मदद करता है। मैं इसका उपयोग दिन शुरू होने से पहले एक दिन को कागज पर लिखने के लिए करता हूं। मैं लिखता हूं कि क्या किया जाना चाहिए, क्या इंतजार किया जा सकता है, और क्या अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता है। वह छोटी सी आदत मुझे अपने काम के बारे में स्पष्ट दृष्टिकोण देती है। मैं हर चीज़ याद रखने की कोशिश में ऊर्जा बर्बाद नहीं करता। सामान्य कार्यदिवस पर, मैं अपना प्लानर पास रखता हूँ। मैं मीटिंग का समय, क्लाइंट कॉल, डिलीवरी चेक और व्यक्तिगत कार्य एक ही स्थान पर नोट करता हूं। जब कोई नया अनुरोध आता है, तो मैं उसे अपने पूरे शेड्यूल पर हावी नहीं होने देता। मैं इसे वहीं रखता हूं जहां यह है। मैंने इस कार्य को अपनी दिनचर्या के एक सरल उदाहरण में देखा। एक सुबह, मेरे पास एक बिक्री कॉल, एक शिपमेंट समस्या और एक टीम चेक-इन थी। जैसे ही वे आये, उन्हें संभालना मेरी पुरानी आदत रही होगी। इसका मतलब आमतौर पर तनाव और मिस्ड फॉलो-अप होता है। अपने दैनिक योजनाकार के साथ, मैं प्रत्येक आइटम को एक स्थान पर सेट करता हूँ। मैंने कॉल को संभाला, शिपमेंट के लिए अगला चरण लिखा और बाद में समीक्षा के लिए टीम नोट को अपने पास रख लिया। मेरा दिन स्थिर रहा. मुझे अधिक नियंत्रण महसूस हुआ। मुझे जो सबसे ज्यादा पसंद है वह यह है कि योजनाकार किस तरह मेरे दिमाग को शांत रखता है। मुझे प्रत्येक विवरण को अपने दिमाग में रखने की आवश्यकता नहीं है। मैं इसे लिख सकता हूं, पीछे मुड़कर देख सकता हूं और आगे बढ़ सकता हूं। इससे व्यस्त दिन को प्रबंधित करना आसान हो जाता है। इससे मुझे अपने काम में पैटर्न देखने में भी मदद मिलती है, जैसे कि किन कार्यों पर अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है और किन कार्यों को बार-बार दोहराना पड़ता है। मैं छोटी जीत के लिए भी योजनाकार का उपयोग करता हूं। एक पूर्ण पृष्ठ मुझे प्रगति का एहसास कराता है। एक स्पष्ट सूची मुझे कम तनाव देती है। एक नियोजित दिन मुझे कम आश्चर्य देता है। यह एक साधारण व्यापार है जिसे मैं महत्व देता हूं। यदि आप अपने शेड्यूल को प्रबंधित करने का एक साफ़-सुथरा तरीका चाहते हैं, तो एक दैनिक योजनाकार आपके लिए उपयुक्त है। मैं इसका उपयोग करता हूं क्योंकि यह मेरे कार्यों को दृश्यमान रखता है, मेरे समय को व्यवस्थित रखता है और मेरे काम का अनुसरण करना आसान बनाता है। मेरे लिए, यही वह चीज़ है जो दिन को हल्का और अधिक उपयोगी महसूस कराती है।

मैं उन नेताओं में एक छोटी सी आदत देखता रहता हूं जो दबाव में भी शांत रहते हैं। वे स्मृति पर निर्भर नहीं हैं. वे ईमेल, चैट और कागज़ पर नोट नहीं बिखेरते। वे एक साधारण नियंत्रण पत्रक का उपयोग करते हैं। मैं अपने काम में भी इसी विचार का उपयोग करता हूं। मेरी शीट एक पन्ने पर फिट बैठती है। यह तीन चीजें दिखाता है: आज क्या मायने रखता है, दूसरे लोग किस चीज का इंतजार कर रहे हैं, और क्या प्रगति को रोक रहा है। वह छोटा सा लेआउट मुझे स्पष्ट दृश्य देता है। यह मेरे सिर को भी शांत रखता है। जब मैंने एक छोटी सी एजेंसी में सेल्स लीड के साथ काम किया, तो उसका दिन व्यस्त रहता था, लेकिन फिर भी उसकी टीम खोई हुई महसूस करती थी। उसके पास ईमेल, संदेशों और कागज के ढेर में नोट्स थे। एक ग्राहक ने एक छोटा सा बदलाव मांगा। अनुरोध चैट में बैठा रहा और अगले दिन तक छूट गया। वह एक साझा शीट में चली गई। प्रत्येक अनुरोध को एक पंक्ति, एक स्वामी, एक अगला चरण मिला। भ्रम तेजी से कम हुआ। उपकरण सरल है. उपयोग अधिक मायने रखता है. मैं अपनी शीट तीन बक्सों में रखता हूँ: - अवश्य करना चाहिए - दूसरों की प्रतीक्षा करना - समस्याएँ जिन्हें मुझे हल करना है प्रत्येक आइटम को एक छोटी लाइन मिलती है। कोई लंबा नोट नहीं. कोई अतिरिक्त पाठ नहीं. यदि मैं किसी कार्य को एक छोटे वाक्य में नहीं समझा सकता, तो मुझे पता है कि यह अभी तक स्पष्ट नहीं है। मैं भी एक नियम का पालन करता हूं. जब कोई नया कार्य सामने आता है, तो मैं उसे तुरंत शीट पर रख देता हूं। मैं इसे चैट, ईमेल या अपने दिमाग में नहीं छोड़ता। वह आदत मेरे काम को टुकड़ों में बंटने से बचाती है। एक सीईओ इस प्रकार के टूल का उपयोग अच्छे कारण से करता है। दबाव सिर्फ काम को लेकर नहीं है. यह विकल्पों के बारे में है. कौन सा कॉल मायने रखता है. किस मुद्दे पर जवाब चाहिए. कौन सा कार्य प्रतीक्षा कर सकता है. जब कई छोटी-छोटी चीज़ें ध्यान आकर्षित करती हैं तो एक अकेला पृष्ठ एक स्थिर दृश्य देता है। मैं बैठकों में भी शीट का उपयोग करता हूं। यदि कोई पांच मिनट तक बात करता है और मुझे अभी भी अगला चरण नहीं पता है, तो मैं पृष्ठ पर मुद्दा लिखता हूं और एक स्पष्ट स्वामी से पूछता हूं। वह छोटा सा कदम मुझे बाद में लंबे अनुवर्ती संदेशों से बचाता है। इससे टीम को स्पष्ट शब्दों में बात करने में भी मदद मिलती है। यहां वह दिनचर्या है जिसका मैं उपयोग करता हूं: - नियंत्रण के लिए एक मुख्य स्थान रखें - केवल सक्रिय आइटम लिखें - प्रत्येक आइटम के बगल में अगला चरण चिह्नित करें - दिन की शुरुआत और अंत में पृष्ठ की समीक्षा करें - जो कुछ भी अब मायने नहीं रखता उसे हटा दें एक संस्थापक जिसे मैं जानता हूं वह छह स्टाफ सदस्यों के साथ एक पारिवारिक व्यवसाय चलाता था। वह कहता रहा कि वह व्यस्त महसूस करता है लेकिन स्थिर नहीं। उसके नोट उसके फोन, डेस्क और कार में बिखरे हुए थे। वह हर दिन एक ही लेआउट के साथ हर चीज़ को एक नोटबुक में रखता था। एक सप्ताह बाद, उन्होंने कहा कि वह काम को अधिक स्पष्ट रूप से देख सकते हैं। वह कम नहीं कर रहा था. वह कम शोर से सोच रहा था. इसीलिए मैं सरल उपकरणों पर भरोसा करता हूं। वे हर काम करने की कोशिश नहीं करते. वे मेरा दिमाग साफ़ रखने, मेरा अगला कदम दृश्यमान रखने और मेरी टीम को व्यवस्थित रखने में मेरी मदद करते हैं। जब काम बिखरा हुआ लगता है तो मुझे बड़े सिस्टम की जरूरत नहीं पड़ती. मुझे एक पेज चाहिए जिस पर मैं भरोसा कर सकूं। यदि आप कई मजबूत नेताओं की तरह नियंत्रण में रहना चाहते हैं, तो एक शीट, एक सूची और एक स्पष्ट नियम से शुरुआत करें: यदि यह मायने रखता है, तो यह एक ही स्थान पर जाता है। हमारे पास उद्योग क्षेत्र में व्यापक अनुभव है। पेशेवर सलाह के लिए हमसे संपर्क करें: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029।

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