सिर्फ एक नोटबुक नहीं - हमारा कस्टम स्पाइरल बाइंडर एक उत्पादकता गेम-चेंजर है।

मेरे नोट्स गड़बड़ हुआ करते थे. मेरे पास एक ऐप में आधे-अधूरे विचार थे, दूसरे में मीटिंग पॉइंट थे, और यादृच्छिक वॉयस मेमो थे जिन्हें मैंने फिर कभी नहीं खेला। मैं अपने आप से कहता रहा कि मैं उनसे बाद में संपर्क करूंगा। बाद में कभी नहीं आये. मैंने छोटी-छोटी बातें खो दीं, बार-बार काम किया और हर बार जब मैंने अपनी नोटबुक खोली तो मुझे तनाव महसूस हुआ। मुझे और अधिक नोट्स की आवश्यकता नहीं थी। मुझे उन्हें व्यवस्थित रखने के लिए एक बेहतर तरीके की आवश्यकता थी। मैंने हर नोट को ऐसे समझना शुरू कर दिया जैसे उसका एक ही काम हो। यदि कोई नोट किसी विचार के लिए था, तो मैंने उसे एक विचार के रूप में चिह्नित किया। यदि यह किसी कार्य के लिए था, तो मैंने इसे एक कार्य बना दिया। यदि यह किसी मीटिंग से आया, तो मैंने इसे मीटिंग की तारीख के साथ रखा। उस छोटे से बदलाव से मेरे नोट्स को खोजना आसान हो गया, भरोसा करना आसान हो गया और उपयोग करना बहुत आसान हो गया। मैंने भी सब कुछ एक लंबे खंड में लिखना बंद कर दिया। जब संरचना सरल होती है तो एक नोट बेहतर काम करता है: - शीर्ष पर एक छोटा विषय - इसके नीचे मुख्य बिंदु - नीचे कार्रवाई आइटम - एक स्पष्ट अगला कदम मैंने इस काम को एक ग्राहक बैठक के साथ वास्तविक स्थिति में देखा। बैठक से पहले, मैंने एजेंडा, वे प्रश्न जो मैं पूछना चाहता था, और अनुवर्ती कार्रवाइयों को अलग-अलग पंक्तियों में लिख लिया। मुलाकात के बाद मुझे मिले-जुले विचारों का लंबा पन्ना पढ़ने की जरूरत नहीं पड़ी. मैं कुछ ही सेकंड में कार्रवाई आइटम की जांच कर सकता हूं और एक साफ़ अनुवर्ती संदेश भेज सकता हूं। इससे मेरा काफी समय बच गया। मैं फ़ोल्डर्स या टैग का भी उपयोग करता हूं, लेकिन मैं उन्हें सीमित रखता हूं। बहुत सारे टैग एक और गड़बड़ी बन जाते हैं। मैं केवल कुछ का उपयोग करता हूं: - कार्य - व्यक्तिगत - विचार - अनुवर्ती - संदर्भ यह मेरे अधिकांश नोट्स के लिए पर्याप्त है। अगर मुझे इससे अधिक की आवश्यकता है, तो मैं रुकता हूं और खुद से पूछता हूं कि क्या मैं व्यवस्थित करने की कोशिश कर रहा हूं या सिर्फ निर्णय लेने से बच रहा हूं। मेरी पसंदीदा आदत साप्ताहिक नोट साफ़ करना है। इसमें मुझे शांत समय का एक छोटा सा समय लगता है। मैं अपने नवीनतम नोट्स खोलता हूं और तीन बातें पूछता हूं: - क्या यह अभी भी उपयोगी है? - क्या यह कहीं और का है? - क्या मैं इसे एक स्पष्ट कार्रवाई में बदल सकता हूँ? कुछ नोट हटा दिए जाते हैं. कुछ विलीन हो जाते हैं. कुछ कार्य बन जाते हैं. वह आदत पूरे सिस्टम को हल्का रखती है। मैं अगले उपयोग को ध्यान में रखकर नोट्स भी लिखता हूं। यदि मैं कॉल के दौरान नोट्स ले रहा हूं, तो मैं हर चीज के लिए पूरे वाक्य नहीं लिखता। मैं नामों, संख्याओं, निर्णयों और अगले चरणों पर ध्यान केंद्रित करता हूं। यदि मैं सामग्री के लिए विचार एकत्र कर रहा हूं, तो मैं हुक, मुख्य बिंदु और एक उदाहरण लिखता हूं। यदि मैं शोध सहेज रहा हूं, तो मैं स्रोत लिंक और एक पंक्ति जोड़ता हूं कि यह क्यों महत्वपूर्ण है। इस तरह, जब मैं बाद में वापस आऊंगा, तो मुझे यह अनुमान लगाने की ज़रूरत नहीं होगी कि मेरा क्या मतलब था। कुछ छोटी-छोटी आदतों ने मेरे लिए सबसे बड़ा अंतर बनाया: - रिक्त स्थान का उपयोग करें ताकि पृष्ठ भीड़भाड़ वाला न लगे - जब संभव हो तो प्रति नोट एक विचार रखें - मुख्य सामग्री से अलग पंक्ति में कार्य आइटम लिखें - प्रत्येक नोट पर तारीख डालें ताकि समयरेखा का पालन करना आसान हो - पुराने नोटों को ढेर करने से पहले उनकी समीक्षा करें मैंने सीखा कि व्यवस्थित नोट्स सही होने के बारे में नहीं हैं। वे भविष्य को आपको कम थका देने वाले बनाने के बारे में हैं। अब जब मैं पीछे मुड़कर देखता हूं, तो बिना किसी शोर-शराबे के मुझे वह मिल जाता है, जिसकी मुझे जरूरत है। मेरे नोट्स शांत महसूस होते हैं। मेरा काम हल्का लगता है. मेरी सोच स्पष्ट महसूस होती है. यदि आपके नोट्स नियंत्रण से बाहर लगते हैं, तो मैं छोटी शुरुआत करूँगा। एक प्रणाली चुनें. इसे सरल रखें। प्रत्येक नोट को जाने के लिए एक स्पष्ट स्थान दें।

मैं सारा दिन छोटी-छोटी बातों पर ध्यान नहीं देता था। एक मीटिंग नोट रसीद के बगल में रखा जाएगा। एक कार्य सूची मेरे बैग में आ जाती, फिर गायब हो जाती। दोपहर तक, मैं उस पृष्ठ की खोज कर रहा हूँ जिसके बारे में मुझे पता था कि मैं पहले ही लिख चुका हूँ। यह उस तरह की गड़बड़ी है जो मुझे धीमा कर देती है। एक कस्टम स्पाइरल बाइंडर ने मेरे लिए इसे बदल दिया। यह मुझे योजनाओं, नोट्स, फॉर्म, विचारों और ढीले कागज के लिए एक स्थान देता है। मैं पृष्ठों को अपने इच्छित क्रम में रखता हूँ। मैं पूरे सिस्टम से संघर्ष किए बिना एक पेज को स्थानांतरित कर सकता हूं, एक पेज को हटा सकता हूं, या एक नई शीट जोड़ सकता हूं। वह सरल नियंत्रण मेरा बहुत सारा समय और तनाव बचाता है। मुझे जो सबसे अधिक पसंद है वह यह है कि मैं इसे अपनी दिनचर्या में शामिल कर सकता हूं। मैं कवर शैली चुनता हूं। मैं कागज का आकार चुनता हूं। मैं कुंडल का रंग चुनता हूं। मैं इसे विषय, ग्राहक, प्रोजेक्ट या सप्ताह के अनुसार भी सेट कर सकता हूं। यह लोगों की सोच से कहीं अधिक मायने रखता है। जब कोई बाइंडर देखने और महसूस करने लगता है कि यह मेरे काम के लिए बनाया गया है, तो मैं इसका अधिक बार उपयोग करता हूं। मैं इसे शेल्फ पर नहीं छोड़ता। मैं इसे ले जाता हूं. मैं इसे खोलता हूं. मैं इसमें लिखता हूं. मेरे नोट दृश्यमान रहते हैं. मेरी योजना करीब रहती है. यहां बताया गया है कि मैं वास्तविक जीवन में अपना उपयोग कैसे करता हूं: मैं सामने एक साप्ताहिक पृष्ठ रखता हूं। मैं इसके पीछे मीटिंग नोट्स रखता हूं। मैं उन विचारों के लिए एक अनुभाग जोड़ता हूं जिन्हें मैं खोना नहीं चाहता। मैं काम, घर और व्यक्तिगत कार्यों के लिए डिवाइडर का उपयोग करता हूं। जब मैं यात्रा पर होता हूं तो कुछ ढीले कागजों को अंदर क्लिप कर देता हूं। यह सरल लगता है. यह सरल है। इसीलिए यह काम करता है. मैंने अपने आस-पास के लोगों के साथ भी ऐसा ही होते देखा है। एक मित्र जो एक छोटी सी दुकान चलाता है, ऑर्डर नोट्स और आपूर्तिकर्ता संपर्क शीट के लिए एक कस्टम स्पाइरल बाइंडर का उपयोग करता है। मैं जानता हूं कि एक छात्र क्लास नोट्स को एक बाइंडर में रखता है और विषयों को मिलाना बंद कर देता है। मैं एक ऐसे डिज़ाइनर से भी मिला जो प्रोजेक्ट ड्राफ्ट, रंग नमूने और ग्राहक टिप्पणियों के लिए इसका उपयोग करता है। हर व्यक्ति इसका अलग-अलग तरीके से उपयोग करता है। प्रत्येक व्यक्ति को एक साफ़ डेस्क और साफ़ सिर मिलता है। यदि आप मुझसे पूछें कि एक कस्टम स्पाइरल बाइंडर एक सादे नोटबुक से बेहतर क्यों लगता है, तो मैं यह कहूंगा: एक नोटबुक मुझसे इसे अपनाने के लिए कहती है। एक कस्टम बाइंडर मेरे अनुरूप ढल जाता है। यह एक बहुत बड़ा अंतर है। मैं एक ऐसा सेटअप बना सकता हूं जो मेरे काम करने के तरीके से मेल खाता हो, न कि किसी और के सोचने के तरीके से कि मुझे काम करना चाहिए। यह व्यस्त दिनों, लंबे सप्ताहों और बदलते रहने वाले कार्यों के लिए उपयोगी है। मुझे यह भी पसंद है कि यह साफ-सुथरा दिखता है। एक साफ कवर पहली बार में ही मजबूत प्रभाव डालता है। एक सुव्यवस्थित लेआउट मेरे नोट्स की समीक्षा करना आसान बनाता है। एक पेज जिसे मैं तेजी से ढूंढ सकता हूं, उसका मूल्य ढेर में दबे एक पेज से भी अधिक है। जब मैं अपने दिन की योजना बनाने बैठता हूं, तो मैं कम शोर चाहता हूं। मैं एक ऐसी जगह चाहता हूं जहां मेरे विचारों का अनुसरण करना आसान हो। यह बाइंडर मुझे यही देता है। यदि आपको अपना काम व्यवस्थित रखने के लिए एक सरल तरीका चाहिए, तो मैं यहां से शुरू करूंगा। वह आकार चुनें जो आपके बैग या डेस्क पर फिट बैठता हो। ऐसा कवर चुनें जो आपकी शैली से मेल खाता हो। उन अनुभागों को सेट करें जिनका आप सबसे अधिक उपयोग करते हैं। इसे हर दिन उपयोग करें, यहां तक ​​कि छोटे नोटों के लिए भी। यहीं पर मूल्य दिखाई देता है। कोई बड़ा वादा नहीं. बेहतर दिनचर्या में. एक कस्टम स्पाइरल बाइंडर आपके लिए काम नहीं करेगा। इससे काम को पकड़ना, छांटना और ख़त्म करना आसान हो जाएगा। मेरे लिए, इससे वास्तविक फर्क पड़ा है।

मैं बहुत सारी जगहों पर काम करता रहता था. कॉल के लिए एक नोटबुक. नोट्स के लिए ढीले पन्नों का ढेर। प्रिंटआउट के लिए एक फ़ोल्डर. दिन के मध्य तक, मैंने काम करने की बजाय खोजने में अधिक ऊर्जा खर्च की। इस बाइंडर ने मेरे लिए इसे बदल दिया। मैं अपनी कार्य सूची, मीटिंग नोट्स, क्लाइंट पेज और मोटे विचारों के लिए एक स्थान रखता हूं। मैं इसे खोलता हूं, देखता हूं कि किस पर ध्यान देने की जरूरत है और आगे बढ़ता हूं। मेरी डेस्क हल्का महसूस करती है, और मेरा मन भी हल्का महसूस करता है। मैं बाइंडर के अंदर क्या उपयोग करता हूं: - आज के कार्यों के लिए एक फ्रंट पेज - मीटिंग नोट्स के लिए एक सेक्शन - क्लाइंट के काम के लिए एक टैब - उन पेजों के लिए एक पॉकेट जिनकी मुझे अभी भी आवश्यकता है - विचारों के लिए अतिरिक्त शीट जिन्हें मैं खोना नहीं चाहता हूं मुझे यह पसंद है कि मुझे एक बड़ी प्रणाली को मजबूर करने की आवश्यकता नहीं है। मैं कागज को वहीं रख देता हूं जहां वह है। एक वास्तविक उदाहरण मेरे दिमाग में रहता है. मेरे पास एक अभियान के बारे में एक ग्राहक कॉल आई थी। मैंने संक्षिप्त विवरण सामने रखा, उसके पीछे अपने नोट्स लिखे, और अनुवर्ती पृष्ठ को दाएँ टैब में दाखिल किया। अगले दिन, मुझे ढेरों को खोजने या यह अनुमान लगाने की ज़रूरत नहीं थी कि कुछ भी कहाँ गया। मैंने बाइंडर खोला और काम करता रहा। यही वह हिस्सा है जिसे मैं सबसे अधिक महत्व देता हूं। यह मुझे दिन को बोझिल महसूस कराए बिना व्यवस्थित रहने में मदद करता है। यह मेरे नोट्स को एक स्थान पर रखता है। यह वास्तविक कार्य के लिए मेरी डेस्क को पर्याप्त रूप से साफ़ रखता है। यदि आपके स्वयं के नोट नोटबुक, डेस्क और फ़ोल्डरों में बहते रहते हैं, तो इस प्रकार का बाइंडर उन्हें एक घर दे सकता है। मैं इसका उपयोग करता हूं क्योंकि यह मेरे पहले से ही काम करने के तरीके में फिट बैठता है। और मेरे लिए, इससे पूरे दिन को संभालना आसान हो जाता है।

मैं सोचता था कि बड़े वर्कफ़्लो लाभ के लिए बड़े बदलावों की आवश्यकता होती है। मैं गलत था. अधिकांश समय, छोटी-छोटी लड़ाइयों के कारण मेरा काम धीमा लगता था। मैं उन्हीं फाइलों को दोबारा खोलता रहा। मैंने वही उत्तर दोबारा लिखे। मैंने उन नोट्स की खोज की जो मैं पहले ही लिख चुका था। हर कदम छोटा लग रहा था. दोनों ने मिलकर मेरा ध्यान खा लिया। एक छोटे से अपग्रेड ने मेरे लिए इसे बदल दिया। मैंने अपने दोहराए कार्य के लिए एक सरल प्रणाली स्थापित की है। कुछ भी काल्पनिक नहीं। कोई भारी सॉफ्टवेयर नहीं. कोई लंबा सेटअप नहीं. मैंने बस उन कार्यों को आसान बना दिया है जिन्हें मैं हर दिन करता हूं, उन्हें दोहराना आसान है, ढूंढना आसान है और खत्म करना आसान है। उस छोटी सी पारी ने मुझे काम में बेहतर प्रवाह प्रदान किया। मैंने इसे सबसे पहले अपने ही दिन में देखा था। बिक्री अनुवर्ती कार्रवाई में पहले मुझे दस मिनट लगते थे लेकिन अब इसमें दो मिनट लग जाते हैं। मीटिंग नोट जो पहले यादृच्छिक फ़ोल्डरों में पड़ा रहता था, अब एक स्पष्ट स्थान पर है। एक ग्राहक का उत्तर कि मैंने एक बार स्क्रैच से दोबारा लिखा था, अब एक साफ टेम्पलेट से शुरू हुआ है। परिवर्तन छोटा था. परिणाम नहीं था. मैंने जो बदला, मैंने अपने दिन को देखा और तीन स्थान पाए जहां मैं समय बर्बाद करता रहा। मैं वही संदेश टाइप करता रहा। मैं उसी कार्य सूची की जाँच करता रहा। मैं बिना किसी स्पष्ट आदेश के उपकरणों के बीच घूमता रहा। इसलिए मैंने सरल आदतों से उन तीन बिंदुओं को ठीक किया। मैंने सामान्य उत्तरों के लिए एक संदेश टेम्पलेट बनाया। मैंने दिन के लिए एक कार्य सूची रखी, तीन नहीं। मैंने एक फ़ाइल नामकरण नियम का उपयोग किया, ताकि मैं चीज़ों को तेज़ी से ढूंढ सकूं। यह मेरे काम को हल्का करने के लिए पर्याप्त था। मेरी अपनी दिनचर्या से एक वास्तविक उदाहरण मैं अक्सर क्लाइंट कॉल के बाद फॉलो-अप नोट्स लिखता हूं। परिवर्तन से पहले, मैं अपना ईमेल खोलूंगा, अपने नोट्स की जांच करूंगा, सही उत्पाद विवरण खोजूंगा और फिर लिखना शुरू करूंगा। मैंने उस चक्र को सप्ताह में कई बार दोहराया। अब मैं एक संक्षिप्त टेम्पलेट रखता हूं: "हाय [नाम], आज आपके समय के लिए धन्यवाद। मैं वे मुख्य बिंदु भेज रहा हूं जिन्हें हमने कवर किया था। यदि आप चाहें, तो मैं आपकी वर्तमान आवश्यकता के आधार पर एक सरल अगला चरण भी साझा कर सकता हूं।" मैं अभी भी प्रत्येक व्यक्ति के लिए संदेश को समायोजित करता हूं। मैं हर किसी को एक ही लाइन नहीं भेजता. मैं बस अपने आप को एक खाली पन्ने से शुरुआत करने से बचाता हूँ। उस एक टेम्पलेट ने मुझे अपने संदेशों को ठंडा किए बिना तेजी से काम करने में मदद की। दूसरा उदाहरण फ़ाइल प्रबंधन से आया। मैं फ़ाइलों को "फ़ाइनल," "फ़ाइनल2," और "न्यू फ़ाइनल" जैसे नामों से सहेजता था। मैं अब उस पर हंसता हूं, लेकिन मैं लंबे समय तक उस गंदगी में रहा हूं। मैंने इसे एक सरल पैटर्न में बदल दिया: ग्राहक का नाम + तिथि + विषय उस छोटे से नियम ने अनुमान लगाना बंद कर दिया। मैंने केवल एक ढूँढ़ने के लिए पाँच फ़ाइलें खोलना बंद कर दिया। छोटे अपग्रेड क्यों काम करते हैं छोटे अपग्रेड काम करते हैं क्योंकि वे बार-बार होने वाले तनाव को दूर करते हैं। जब कोई कार्य स्पष्ट होता है, तो मैं यह तय करने में ऊर्जा बर्बाद नहीं करता कि इसे कैसे शुरू किया जाए। जब कोई फ़ाइल ढूंढना आसान होता है, तो मैं अपना ध्यान नहीं तोड़ता। जब किसी संदेश का आधार प्रारूप होता है, तो मैं अपना समय उस हिस्से पर खर्च कर सकता हूं जिस पर विचार करने की आवश्यकता है। मैंने सीखा है कि वर्कफ़्लो का दर्द अक्सर छोटी-छोटी जगहों पर छिपा रहता है। एक धीमी खोज. एक गन्दा फ़ोल्डर. एक कमजोर नोट. बार-बार पुनः लिखना. हर एक हानिरहित दिखता है. हर एक ड्रैग जोड़ता है। एक साधारण अपग्रेड उस खिंचाव को कम कर सकता है। मेरा सुझाव है कि आप प्रयास करें यदि आपका काम भीड़भाड़ वाला लगता है, तो मैं आपको सब कुछ फिर से बनाने के लिए नहीं कहूंगा। मैं उस कार्य से शुरुआत करूंगा जिसे आप अक्सर दोहराते हैं। उस चरण को लिखिए जो आपको सबसे अधिक धीमा करता है। फिर एक छोटा सा सुधार करें. आप इसे आज़मा सकते हैं: बार-बार आने वाले ईमेल के लिए एक टेम्पलेट सेट करें। एक दैनिक कार्य सूची रखें. फ़ाइलों के लिए एक फ़ोल्डर नियम का उपयोग करें. बैठकों के लिए एक संक्षिप्त नोट प्रारूप सहेजें। यदि आप किसी टीम के साथ काम करते हैं तो एक स्पष्ट हैंडऑफ़ चरण बनाएं। मैं शुरुआत में इसे सरल रखूंगा। एक छोटी सी प्रणाली जिसका आप वास्तव में उपयोग करते हैं, एक आदर्श प्रणाली को मात देती है जो अछूती रहती है। मेरा अपना नियम आसान है: यदि मैं किसी कार्य को तीन बार से अधिक करता हूं, तो मैं अगले दौर को आसान बनाने का तरीका ढूंढता हूं। उस नियम ने किसी भी बड़े नियोजन सत्र की तुलना में मेरा अधिक समय बचाया है। मैंने जो सीखा, मैं बड़े सुधारों का पीछा करता था क्योंकि वे अधिक प्रभावशाली दिखते थे। अब मैं अपने वर्कफ़्लो के छोटे-छोटे हिस्सों पर अधिक ध्यान देता हूँ। यहीं पर बहुत सारा दैनिक तनाव रहता है। एक छोटा सा अपग्रेड पूरे कार्यदिवस का माहौल बदल सकता है। मैं कम बिखरा हुआ महसूस करता हूं. मैं तेजी से शुरू करता हूं. मैं खोजने में कम समय और उपयोगी कार्य करने में अधिक समय व्यतीत करता हूँ। यही वह हिस्सा है जिस पर मुझे सबसे अधिक भरोसा है। बिल्कुल सही सेटअप नहीं. कोई बहुत बड़ी व्यवस्था नहीं. बस एक छोटा सा परिवर्तन जो अगले चरण को आसान बना देता है। हमारे पास उद्योग क्षेत्र में व्यापक अनुभव है। पेशेवर सलाह के लिए हमसे संपर्क करें: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029।

कैल न्यूपोर्ट 2016 विचलित दुनिया में केंद्रित सफलता के लिए गहन कार्य नियम डेविड एलन 2001 काम पूरा करना तनाव मुक्त उत्पादकता की कला जूली मॉर्गनस्टर्न 2004 अंदर से बाहर का आयोजन टियागो फोर्ट 2022 एक दूसरे मस्तिष्क का निर्माण मार्क फोर्स्टर 2015 इसे कल करें और समय प्रबंधन के अन्य रहस्य ग्रेचेन रुबिन 2019 बाहरी क्रम आंतरिक शांत